Jak pracować szybciej, być mniej zmęczonym i bardziej zadowolonym ze swoich decyzji

Wtorek, 15.40. O czwartej mam do odebrania młodszą córkę z przedszkola. Jeszcze sporo czasu. Powinienem zdążyć wpaść do biblioteki, oddać książki i być może coś pożyczyć.

Wchodzę, kładę trzy książki na biurku bibliotekarki. Przetrzymane, 50 groszy kary. Zanim wydrukuje się rachunek, rozglądam się. Biblioteka nie jest duża, ale i tak jest co przeglądać. Zaczynam od książek dla dzieci – starsza córka narzekała, że nie ma co czytać. Przeglądam okładki i próbuję znaleźć coś dobrego. Hm… Coś naprawdę dobrego… Coś takiego, żeby jej się naprawdę spodobało. Gdy tak przebijam się przez kolejne półki otwierają się drzwi i do biblioteki wtacza się starszy, sapiący pan. Na nosie ma okulary, ale chyba zaparowane, bo wtacza się dokładnie przed mój regał. Miejsca jest tak mało, że jeżeli nie chcę się przytulać do sapiącego staruszka, muszę się wycofać.

Odsuwam się i przypominam sobie nagle, że się przecież śpieszę. Patrzę na zegarek – kurcze, stoję przed tym regałem już prawie 20 minut. Za minutę czwarta, powinienem być już w przedszkolu! Jestem zły na siebie. Coś jest nie tak – albo źle oszacowałem czas, albo jestem ślamazarą, która poświęca zbyt wiele czasu na drobiazgi.

Już mam zrezygnować i wyjść bez niczego, gdy kątem oka dostrzegam zza pleców starszego pana grzbiet jakiejś książki. Coś w niej przyciąga moją uwagę. Biorę głęboki wdech, wychylam się na jednej nodze i nurkuję pod jego ręką mrucząc przeprosiny. Chwytam książkę, rzucam okiem na okładkę, wydaje się w porządku,  prostuję się, odwracam i stawiam krok w stronę biurka bibliotekarki. Wypuszczam powietrze. Na następnym oddechu zatrzymuję się przy regale z powieściami dla dorosłych. Ogarniam wzrokiem grzbiety. Ta! Wyciągam książkę i podchodzę z nią do bibliotekarki.

Wieczorem moja córka mówi:

— Tato, ale super książkę mi pożyczyłeś! Jak ją znalazłeś?

2.

Psycholodzy mówią o dwóch strategiach podejmowania decyzji. Po angielsku nazywają się one maximizing oraz satisficing. Można by było to przetłumaczyć zgrubnie jako maksymalizowanie oraz  zadawalanie.

Stosując pierwszą z tych strategii zadajemy sobie pytanie:

Jaki będzie najlepszy możliwy wybór?

Która z dostępnych mi opcji jest obiektywnie najlepsza?

Tę strategię stosowałem, zanim starszy pan wytrącił mnie z transu: próbowałem znaleźć najlepszą książkę spośród wszystkich znajdujących się w bibliotece. By sprostać temu zadaniu, mój umysł musiał dać z siebie sporo. Po pierwsze musiałem wziąć udział pod uwagę wszystkie upodobania moje córki. Po drugie musiałem dokonać mnóstwa porównań pod różnymi kątami: tematyka, autor, rodzaj, wydanie… Po trzecie nie mogłem niczego pominąć – musiałem przejrzeć cały dział książek dla dzieci i młodzieży. Nie mogłem zostać tylko przy pierwszej półce, ten najlepszy tytuł mógł się przecież schować na ostatniej. Nic dziwnego, że zapomniałem o płynącym czasie. Podejmowanie tego rodzaju decyzji obciąża nasz mózg i zabiera dużo czasu. Rzadko kiedy podejmowanie tego rodzaju decyzji jest przyjemne. Stoimy nad półką, chcemy jak najszybciej mieć to za sobą, ale ciągle, nie wiadomo jaka opcja jest najlepsza.

Druga strategia – zadawalanie (satisficing) polega na tym, że zadajemy sobie pytanie:

Co będzie dość zadawalające?

Co będzie dość dobre?

Nie szukam maksymalnego, optymalnego wyboru spośród wszystkich możliwych opcji. Zadawalam się pierwszą możliwością, która jest w miarę dobra. Jeżeli to, co jako pierwsze nawija mi się pod rękę nie jest nie do zaakceptowania, godzę się na to i nie szukam dalej. To strategia bardzo szybka, intuicyjna, angażująca emocje a nie logikę (jak to się dzieje w przypadku pierwszej). Jak łatwo wywnioskować, tego rodzaju decyzje nas nie męczą.

Większość z nas dysponuje obydwoma  strategiami podejmowania decyzji. Na przykład kupując samochód stajemy się maksymalistami, kupując buty zadawalaczami (niektórzy tłumaczą to na polski: satysfakcjonalistami).

Zazwyczaj jednak któraś z tych strategii w naszym życiu przeważa. Szczególnie widowiskowa jest przewaga maksymalizmu. Idziemy do restauracji, wręczają nam menu, wszyscy już je odłożyli… nie, nie wszyscy, maksymalista doszedł dopiero do połowy. No przecież nie może się narazić na ryzyko nietrafionego wyboru! Menu to za mało. Trzeba jeszcze przecież szczegółowo odpytać kelnera. Tylko patrzeć jak wyciągnie kartkę i zrobi ranking potraw  z całym systemem punktacji.

Albo taka maksymalistka wchodzi do sklepu z zamiarem zakupu bluzki. Wchodzi i od razy na progu widzi coś, co jej się podoba.

— Świetna – szepcze do towarzysza, wzbudzając jego nadzieję na szybkie wyjście ze sklepu –ale muszę sprawdzić czy nie ma tu jeszcze lepszej.

Po godzinie, gdy cały asortyment jest dokładnie przejrzany i przymierzony, okazuje się, że ta pierwsza była jednak najlepsza.

— Chociaż ja wiem? Nie, musimy sprawdzić jeszcze w innych sklepach!

A co się dzieje, gdy maksymalista postanawia obejrzeć telewizję? Po dziesięciu minutach oglądania zaczyna przełączać kanały.

— Nudzi cię ten program?

— Nie, ale przecież na innym może lecieć coś lepszego.

Kto by się tam zadawalał pierwszym lepszym programem! Muszę przecież zawsze wybrać najlepszą możliwą opcję. Strach pomyśleć co by było, gdyby na jakimś kanale leciało coś lepszego a ja bym tego nie oglądał!

3.

Kto jest bardziej zadowolony z życia? Czy maksymaliści, którzy za każdym razem dają z sobie wszystko, byle tylko nie umknęła im najlepsza okazja, czy może zadawalający się pierwszą akceptowalną opcją, których decyzja, co jakiś czas, niewątpliwie okazuje się nie dość dobra?

Jak pokazują badania, znacznie bardziej szczęśliwe i skuteczne są osoby stosujące częściej strategię zadowalania się tym co dość dobre. Są one bardziej optymistyczne, mają wyższą samoocenę i odczuwają większą satysfakcję z życia.

Maksymaliści cierpią na depresję, poczucie winy i brak satysfakcji z własnych wyborów. Co ciekawe, ich strategia wcale nie zawsze przynosi obiektywnie lepsze decyzje.

Gdyby maksymalizm rzeczywiście prowadził do podjęcia najlepszych decyzji, nie byłoby powodów do depresji. Można by powiedzieć: no dobra, długo to trwało, ale przynajmniej decyzja jest lepsza. Niestety, ku zdziwieniu maksymalistów, ci, którzy zadawalają się pierwszą opcją, zazwyczaj wybierają lepiej.

Dlaczego? Maksymalizm opiera się na użyciu przede wszystkim naszego świadomego umysłu – podejmujemy decyzję stosując racjonalne strategie – porównujemy, analizujemy, zestawiamy…  Niestety nasz świadomy umysł ma bardzo ograniczone możliwości. W przeważającej ilości sytuacji świadomość nie dysponuje zasobami, które by pozwoliły przerobić wszystkie możliwe opcje i wziąć pod uwagę wszystkie istotne kryteria. To trochę tak, jakbyśmy próbowali w świadomy sposób kierować każdym ruchem naszych mięśni podczas np. gry w tenisa czy tańca. Gra czy taniec staje się sztywny, jeżeli w ogóle możliwy. Podobnie jest w przypadku wymagających decyzji. Gdy zaczynamy robić to świadomie, nie wyrabiamy.

Gdy stosujemy tą drugą, szybką strategię podejmowania decyzji, jesteśmy jak ktoś kto gra w tenisa nie próbując logicznie analizować swoich ruchów, ale kierując się wyczuciem. Zazwyczaj taka osoba gra znacznie płynniej i jakimś trafem zawsze znajduje się tam, gdzie powinna. Gdy umysł świadomy odpuszcza, do głosu dochodzi umysł nieświadomy – wielka machina obliczeniowa, która przetwarza ogromne ilości informacji w sposób dla nas niedostępny.

Wtedy, w bibliotece, wybór książki nie był przypadkowy. Gdy rzuciłem okiem na grzbiet, coś mi powiedziało: Tak, to coś ciekawego. Mój nieświadomy umysł w jakiś sposób zestawił wszystkie informacje i wysłał mi sygnał. Można to nazwać impulsem, przeczuciem lub  intuicją.

Bardzo często szybka decyzja oparta na intuicji i wewnętrznym odczuciu jest trafniejsza niż oparta na zestawie danych i długich tabelach.

4.

Mniejsza jednak o trafność decyzji. Załóżmy nawet, że szybka strategia jest mniej trafna niż długa (choć badania pokazują, że na pewno tak nie jest).

Dla mnie kluczowym czynnikiem jest czas i zmęczenie.

Jak wygląda typowy projekt osoby opanowanej przez maksymalizm? Wyobraźmy sobie, że jej zamiarem jest założenie bloga. Pytasz ją:

— Ile ci to zajmie?

— Jakieś cztery, pięć godzin. Nic skomplikowanego.

Ma rację, gdyby brać pod uwagę same działania, cztery godziny powinny wystarczyć. Problem jest taki, że trzeba kilka decyzji podjąć. Na przykład jakoś nazwać blog.

Najpierw burza mózgów. Potem jeszcze jedna burza. Potem tabelka, potem wszystko drukowanymi literami i obok siebie, potem sprawdzić konkurencję, potem podumać nad skojarzeniami…. Czas mija, a człowiek ciągle nie ma poczucia, że to ta, właściwa nazwa. Mija pięć godzin, mija osiem, mijają dwa dni… Zrobienie prostego bloga z kilkugodzinnego projektu zmienia się w projekt kilku miesięczny.

Projekt, zamiast być źródłem satysfakcji i radości z działania, staje się źródłem zmęczenia. Zmęczenie jest prawdziwe. Świadome podejmowanie decyzje jest rzeczą potwornie męczącą. Niestety, jesteś zmęczony, ale ciągle nic nie zrobiłeś. Nie posunąłeś się do przodu ani o krok.

Uleganie nawykowi szukania idealnych rozwiązań jest jednym z największych morderców wspaniałych pomysłów i obiecujących projektów. Sprawia, że zamiast działać szybko i z polotem, grzęźniemy w bagnie drobiazgowych decyzji.

Strategia maksymalizacji sprawia także, że nie mamy odwagi na to by wyjść przed ludzi z tym co udało nam się (w jakiś sposób) zrobić.

Gdy zadajemy sobie pytanie:

— Wyjść z tym do ludzie czy jeszcze trochę popracować?

Odpowiadamy:

— To jeszcze nie jest takiej dobre, jakie może być. Muszę to jeszcze dopracować.

5.

Jeżeli masz poczucie, że grzęźniesz, że działanie jest dla ciebie zbyt męczące, że zabiera ci zbyt wiele czasu, przyjrzyj się swoim nawykom podejmowania decyzji.

Co się na przykład dzieje, gdy wchodzisz do sklepu i od razu trafia ci w ręce coś fajnego? Idziesz do kasy, czy i tak przeglądasz cały sklep? Co się dzieje, gdy oglądasz telewizję? Czy nie niepokoi cię, że na innym kanale może być coś lepszego? Jak szybko podejmujesz decyzję w restauracji?

Przyjrzyj się decyzjom jakie podejmujesz podczas pracy nad swoim projektem. Czy masz poczucie, że wszystkie twoje decyzje wybory muszą być optymalne? Czy za żadną cenę nie chcesz narazić się na popełnienie błędu? Czy poświęcasz długie godziny na to by znaleźć najlepsze rozwiązanie każdego, najmniejszego problemu?

Maksymalizm jest nawykiem, który można zmienić. Kilka rad, jak to zrobić.

5.

Zaakceptuj możliwość porażki. Theodore Roosevelt powiedział kiedyś:

W przypadku każdej decyzji najlepszą rzeczą jest dokonać właściwego wyboru, kolejną najlepszą rzeczą jest wybrać źle, najgorszą rzeczą jest nie podjąć żadnej decyzji.

Spędzać długie dni na szukaniu rozwiązania to najczęściej to samo co „nie podjąć żadnej decyzji”.

Owszem, w każdym przedsięwzięciu istnieją decyzje, których trafność jest niezmiernie ważna. Ale trafność 90% naszych decyzji tak naprawdę nie ma większego znaczenia. Nie tyle istotne jest by twoja decyzja była idealna, ale by została podjęta tak szybko, jak to możliwe.

Nie chodzi tylko o intelektualne dopuszczenie możliwości porażki. Chodzi o to, co do siebie mówisz, gdy zdarzy ci się źle wybrać. Spróbuj, zamiast wyrzucać sobie, że:

–Coś z tobą nie tak, półgłówku

powiedzieć:

– Szkoda, to przykre, ale to normlane. Każdemu czasem się zdarza.

Następnym razem łatwiej ci będzie zadowolić się pierwszą opcją, zamiast z przerażeniem w oczach szukać tego, co najlepsze we wszechświecie.

6. Ćwicz podejmowanie szybkich decyzji.

Hagakure, podręcznik psychologii dla samurajów, napisany w siedemnastowiecznej Japonii mówi:

Zgodnie z naukami starożytnych mędrców, decyzję trzeba podejmować w przeciągu siedmiu oddechów. Pan Takanobu powiedział: „Jeżeli rozważanie trwa długo, efekty będą kiepskie”. Pan Naoshige powiedział „Jeżeli sprawy są załatwiane powolnie, siedem na dziesięć kończy się źle”. Wojownik jest osobą, która działa szybko. Gdy twój umysł błąka się tam i z powrotem, rozważanie nigdy nie doprowadzi cię do konkluzji. Ze świeżym, intensywnym i pełnym wigoru umysłem można podjąć decyzję na przestrzeni siedmiu oddechów. To jest kwestia determinacji i ducha zdolnego przebić się wprost na drugą stronę.

Zacznij ćwiczyć podejmowanie decyzji w ciągu siedmiu oddechów. Zacznij od prostych rzeczy.

Idź do biblioteki i weź książki na wyczucie. Jeżeli jesteś maksymalistą poczujesz potrzebę porównywania, dostrzeż je, ale mu się nie poddawaj. Pozwól mu przepłynąć. Zamiast tego idź za pierwszym impulsem.

Idź do restauracji, weź menu, wybierz pierwszą rzecz, na którą zwrócisz uwagę (jeżeli cena jest zbyt wysoka wybierz coś innego). Pozwól sobie kierować się impulsem.

Zobaczysz, że podejmując decyzję w ten sposób, wiele razy będziesz zaskoczony ich trafnością. To dowód, że do podejmowania decyzji włączyła się twoja podświadomość.

7. Bądź świadom tego, co się dzieje

Gdy podejmujesz decyzję uświadom sobie, co się  z tobą dzieje.

Czy szukasz najlepszego na świecie, optymalnego, niemożliwego do podważenia rozwiązania? Wyboru tak trafnego by nie było możliwe odniesienie jakiejkolwiek porażki? By nikt, nigdy nie mógł cię skrytykować?

Jeżeli tak, zadaj sobie inne pytanie:

Jakie jest pierwsze lepsze rozwiązanie, które jestem w stanie zaakceptować? Co jest dość dobre na tę chwilę?