Jak być efektywnym? Jak działać skutecznie? Jak zostać mistrzem produktywności? Mamy tyle rzeczy do zrobienia, że większość z nas wciąż szuka informacji na ten temat. Sam jestem ich nałogowym konsumentem.

Jakie odpowiedzi znajdujemy? Na przykład takie, żeby zadaniom przypisywać priorytety, żeby sortować je na odpowiednie listy, żeby wyznaczać trzy cele na każdy dzień, żeby określać terminy, żeby robić przerwy, żeby nie przerywać, aż skończysz…

Dużo tego. Czytasz, przyswajasz, czasem stosujesz. Czasem pomaga, czasem nie.

Próbuję podnosić swoją efektywność od co najmniej kilkunastu lat, znam wiele różnych programów i podejść, mam jednak odczucie, że połowa tego wszystkiego to zmarnowana energia. Wiele z narzędzi i systemów, które obiecywały, że stanę się demonem efektywności, nie tylko nie podnosiły mojej skuteczności, ale nawet ją obniżały. Zamiast coś zrobić i mieć to z głowy, traciłem czas na prowadzenie wymyślnych list, kalendarzy, określanie kategorii czy otagowywanie celów. Owszem, jakiś tam system sobie po drodze wypracowałem (w programie Todoist mam poziom master i zbliżam się do poziomu wielkiego mistrza), wiem jednak, że podnoszenie efektywności osobistej bywa ryzykowną grą. Nie masz gwarancji, że skończysz rozgrywkę na wyższym poziomie.

Rozmowa

Gdy tak sobie myślałem, ktoś zadał mi pytanie:

– Słuchaj, ja wiem, że jest wiele rzeczy, które pozwalają działać skuteczniej, ale powiedz, co byś wybrał, gdyby ktoś poprosił cię o trzy rady, dzięki którym będzie mógł efektywniej działać?

– Efektywnie? Co przez to rozumiesz?

– No wiesz, mniej energii, mniej zapieprzu, mniej mordęgi, ale więcej efektów, które są warte zachodu.

Po pierwsze, strasznie mi się spodobało takie ujęcie efektywności: mniej mordęgi ale więcej efektów, które są tego warte.

Dla wielu osób efektywność osobista niczym nie różni się od produktywności. Dla mnie różnica jest zasadnicza. Produktywna jest maszyna. Przy ocenie produktywności najbardziej liczy się wynik: ile stolików czy butów wypuszczasz na minutę, ile książek publikujesz w trakcie roku, ile pieniędzy zarabiasz. Przy produktywności liczy się to, co jest na wyjściu. Sama maszyna nie ma znaczenia, jest tylko od tego, żeby zgadzał się wynik i żeby był osiągnięty przy pomocy możliwie najskromniejszych zasobów (czasu, pieniędzy czy energii).

Owszem, produktywność, jest ważną cechą człowieka. Ja też chciałbym być bardziej produktywny. Chciałbym szybciej pisać, szybciej przygotowywać szkolenia, szybciej opracowywać strony internetowe.

Tyle że nie jestem (przynajmniej tak do końca) maszyną. Liczy się nie tylko wynik, liczę się także ja. Efektywny nie jest (w każdym razie dla mnie) człowiek, który najszybciej pracuje i najwięcej punktów odhacza, ale taki, który w najpełniejszy sposób wykorzystuje swój czas i energię, taki, którego życie najpełniej owocuje. Patrząc w ten sposób, najbardziej efektywnym człowiekiem niekoniecznie będzie biznesmen kręcący piętnaście interesów i zarabiający miliony. Czasem najbardziej efektywnym człowiekiem w okolicy będzie mnich, który spędza czas, siedząc pod drzewem bez ruchu i  wypowiadając parę słów raz na kilka miesięcy. Liczy się nie tylko wynik, liczy się także sens.

– Dobra, dobra, fajnie… – przerwał moje dywagacje znajomy – ale powiedz, co byś zaproponował. Co byś odpowiedział, opierając się na swoim doświadczeniu? I proszę cię, żeby nie trzeba było czytać książki na temat każdej z tych rad. Jesteś w stanie wyrobić się w ciągu pięciu minut?

Trudna sprawa. Odpowiedziałem, choć nie miałem poczucia, że to jedyna i najlepsza odpowiedź.

Zanim podam swoje trzy propozycje, pytanie do Ciebie: co Ty byś wymienił / wymieniła? Jakie trzy sposoby postepowania podałabyś / podałbyś, jako najważniejsze? Co w twoim życiu najbardziej się sprawdziło?

Potraktuj moje rady, jako jeden z głosów w dyskusji – nie mam w końcu żadnego monopolu, a co więcej nie czuję się tytanem ani produktywności, ani efektywności.

 

Stawiaj i akceptuj ograniczenia

W tak postawionym zadaniu (trzy rzeczy, w ciągu nie więcej niż pięciu minut) jest coś, co wydaje mi się kluczem do efektywności: wprowadzaj i akceptuj ograniczenia.

Architekt, Frank Lloyd Wright twierdził:

Człowiek buduje najwspanialej, gdy ma największe ograniczenia.

W przypadku architekta ograniczenia dotyczą takich spraw jak teren, sąsiadująca zabudowa, dostępne materiały czy funkcje, jakie budynek ma pełnić. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że architektowi powinno się lepiej projektować, gdy nie ma żadnych ograniczeń – gdy może używać każdego materiału, postawić budynek w każdy miejscu, za każde pieniądze a przeznaczenie budynku może być dowolne. Tymczasem jest na odwrót: im mniej ograniczeń, tym ciężej zrobić coś sensownego.

Jeżeli chcesz być bardziej skuteczny, to ograniczaj:

– Czas, jaki przeznaczasz na działanie (np. na napisanie tego tekstu dałem sobie 90 minut i było to bardzo pomocne);

– Ilość rzeczy, jakimi się zajmujesz (skup się na jednej, dwóch sprawach, resztę zostaw poza swoją kontrolą);

– Ilość funkcji / punktów / tematów, jakie chcesz umieścić w tym, co robisz;

– Środki, jakie przeznaczasz (pieniądze, czas, materiały);

– Narzędzia, jakich używasz;

– Jakość (nic tak nie pozbawia efektywności, jak perfekcja i oczekiwanie doskonałości).

Ograniczenia kasują utarte ścieżki i pobudzają kreatywność. Zmuszają nas do bycia w pełni ludźmi. Zmuszają do skupienia się na tym, co naprawdę się liczy.

Tylko w jednym przypadku ograniczenia są destrukcyjne – gdy się nie godzimy na nie. Jeżeli nie akceptujesz ograniczeń, gdy ciągle się przeciw nim buntujesz –  twoja efektywność słabnie.

– A dlaczego klienci do mnie nie przychodzą?! A dlaczego ludzie nie chcą mi tyle płacić?! A dlaczego mam tak mało zamówień?! A dlaczego nie jestem aż tak znany?! A dlaczego nikt mnie nie zaprasza do telewizji?!

Każda trudność, jaka przed nami staje, jest ograniczeniem. Każde ograniczenie może być pomocą, może być stopniem na naszej drabinie. Najpierw musimy jednak zaakceptować rzeczywistość i ramy, jakie one stwarza. Co jest twoją największą barierą? To, że nie masz czasu? Środków? Pomocy? To właśnie jest twoje zadanie: robić cenne rzeczy z tym, co masz i w sytuacji, w jakiej jesteś.  

Ten punkt wybrałem jako pierwszy, bo najmniej efektywne okresy mojego życia, to te, w których nie miałem żadnych ograniczeń – mogłem pracować, kiedy chciałem, jak długo chciałem i z użyciem takich narzędzi, jakich chciałem. Rezultatem notorycznego braku ograniczeń był brak jakichkolwiek wartościowych efektów (bo tak trzeba nazwać  pięciusetstronicowy tom, którego nawet ja sam nie byłem w  stanie przeczytać).

 

Buduj środowisko, w którym nie musisz walczyć z sobą

Człowiek jest częścią świata. Choćbyś nie wiem, jak się starał, nie jesteś niezależny od tego, gdzie mieszkasz, w jakim miejscu pracujesz, jak wygląda twoje biurko, kto obok ciebie pracuje i kogo codziennie spotykasz.

Kształtujemy swoje środowiska, a później środowisko kształtuje nas. Dotyczy to zarówno środowiska fizycznego, jak i społecznego.

Jeżeli nie chcesz tracić czasu na rzeczy, które nie wnoszą niczego cennego, wyeliminuj do nich dostęp. Jeżeli np. tracisz czas na oglądanie filmów, pozbądź się telewizora, albo dostępu do sieci. Jeżeli nie chcesz tracić czasu na błąkanie się po Facebooku, skasuj konto.

Środowisko fizyczne nie jest tylko kwestią dostępu do rozpraszaczy, równie ważne jest to, jak się w nim czujesz – np. bałagan i chaos za biurkiem, będzie się przekładał na bałagan w twojej głowie.

Kluczowe jest środowisko społeczne – to, z jakimi ludźmi się zadajesz, w ogromnym stopniu wpływa na to, jak działasz. Nie ma lepszego sposobu na to, by być bardziej efektywnym, jak zacząć pracować z kimś, kto jest efektywny. Zarażamy się podejściem, technikami działania, sposobami patrzenia na świat oraz emocjami.

Jeżeli chcesz bardziej efektywnie pracować, zastanów się, co mógłbyś zmienić w miejscu, w którym pracujesz – przede wszystkim, jeżeli chodzi o ludzi, ale także, jeżeli chodzi o wystrój i dostępność różnych działań.

Wybrałem ten punkt jako drugi, bo najbardziej efektywne okresy mojego życia, to te, w których stanowiłem część efektywnego zespołu. Co ciekawe, gdy zespół się rozpadł, okazało się, że każdy z nas jest znacznie mniej efektywny w pojedynkę, niż razem. To się chyba nazywa synergia.

 

Codziennie ćwicz swoją kluczową aktywność

W moim przypadku ćwiczenie polega na nawyku porannego pisania przez co najmniej 30 minut.

Kluczowa aktywność dotyczy działania, które ma dla ciebie największe znaczenie, czegoś, co stanowi istotę twojej wizji siebie. Czymś takim może byś np. sporządzanie dań w przypadku kucharza; granie utworów, w przypadku muzyka czy tworzenie programów w przypadku programisty.

Zaplanuj tego rodzaju nawyk i tak długo, póki nie zmienić się twoja wizja siebie, trzymaj się go. Niech to będzie jeden nawyk, ale wykonywany codziennie.

Jak to zrobić?

Po pierwsze określ, co jest twoim kluczowym działaniem (twoim graniem gam czy staniem przy kuchni?)

Potem określ, co konkretnie będziesz robić. Niech to będzie łatwe albo nawet jeszcze łatwiejsze (moim celem jest pół godziny, choć to raczej mało i rzadko mi się zdarza poprzestawać na tym).

Określ wyzwalacze – kiedy, w jakiej sytuacji, w jakim miejscu będziesz to robić (np. rano, po obudzeniu się i zrobieniu kawy).

Określ jakiś sposób doceniania się po ćwiczeniu (ale nie nagradzaj się żadnymi łakociami czy dogadzaniem sobie, chodzi o satysfakcję z samej czynności – doceń wysiłek i zaznacz go, jako osiągnięcie, np. w kalendarzu).

Codzienne ćwiczenie wybrałem jako trzeci punkt, bo miałem w życiu okresy, gdy codziennie ćwiczyłem i takie, gdy nie robiłem tego. Okazało się, że byłem znacznie bardziej skuteczny, gdy ćwiczyłem. Byłem skuteczny nie tylko w obszarach związanych z ćwiczoną aktywnością. Regularne ćwiczenie przekładało się także na inne obszary.

* * *

Jakie są twoje trzy najważniejsze rady dla kogoś, kto chciałby stać się bardziej efektywny?